GİZ CM - Kira Takip Sistemi
     

GİZ CM - Kira Takip Sistemi
BU YAZILIM KİMLER İÇİN!!!

  Kiralayanlar; Zincir Mağazalar, Bankalar,Şube mantığı ile kurum ve kuruluşlar ile birden fazla kiralama işlemi yapan firmalara yönelik olarak kiraların zamanında hesaplanıp, gerekli hesaplara doğru bir biçimde yatırılması işlemini bu yazılım ile yapabilirsiniz.

Kiraya Verenler; Alışveriş Merkezleri, İş Merkezleri ve Site Yöneticileri kiraya verdikleri kiraların zamanında imzalanan kontrat bilgilerine göre doğru olarak hesaplanıp, kiraların doğru bir biçimde toplanması, alışveriş merkezi veya iş merkezi gibi büyük işletmelerde genel giderlerin sisteme girilerek, metrekare veya belli oranlarla kiracılara yansıtma işlemlerini bu yazılım ile yapabilirsiniz.

Genel Özellikleri
Zincir mağazaların kira ve giderlerin sağlıklı yönetilmesi önemlidir. Çeşitli periyotlarda bazı giderler sabittir, sabit olmayanların da ön görülen bir maliyeti olabilmektedir. Kiraların yine çeşitli periyotlarda en az ödeme miktarları olabildiği gibi tamamen ciro bazında da olabilir. Bunun gibi çok fazla değişken olduğunda ve takip edilmesi gereken mağaza/lokasyon sayısı artınca bunların doğru ve eksiksiz olarak hesaplanması zordur. Bunlara da farklı ciro hesaplama yöntemleri de eklenirse, bu işleri sayısal işlemcilerde (MS Excel, Notes vb.) bile yapmak oldukça zordur. İşte biz zor olan bu işlemi kolaylaştırmak , hızlı bir şekilde sonuca ulaşmak istiyorsanız size Giz CM - Contract Management yazılımımızı öneririz.

Programda Neler Yapabilirsiniz

  • YTL ve Döviz cinsinden sabit kira tanımlayabilirsiniz.

  • Metre kare bazında kira tanımlayabilir

  • Tarih bazında metre kareleri değişikliklerini tutarak buna göre hesaplama yapabilirsiniz. Bu sayede sözleşme yenilemeden ilgili tarihlerde yeni değerler üzerinden hesaplama yaparak doğru sonuca ulaşabilirsiniz.

  • Ciro üzerinden kira hesaplatabilirsiniz

  • Sabit Kira + Ciro üzerinden kira hesaplatabilirsiniz.

  • Mal Sahibi ile Kiracı arasında imzalanan kontrat bilgilerini içeren sözleşmeyi sisteme girebilirsiniz.

  • Sözleşme bilgilerinin birden çok onay sistemi mevcuttur. Örneğin hukuki ve maddi onaylar gibi. Bu sayede sözleşme üzerinde birden çok yetkili kişi giriş yapabilir ve ilgili bölümleri farklı kişiler onaylayabilir.

  • Hesaplama yapılan döneme ait bilgiler otomatik olarak kitlene bilerek geçmişe ait girişler iptal önlenebilir.

  • Ödeme yapılacak banka hesaplarını formüllerle girebilirsiniz. Örneğin Kiranın %60 X hesabına %40 nı Y hesabına gibi...

  • Kiralara ait fatura işlemi gerçekleştirebilir, Kdv Tutarının ve Kira Tutarının farklı hesaba yatırılmasını sağlayabilirsiniz.

  • Giderlerinizi sisteme girerek takip edebilirsiniz.

  • Sınırsız gider türü açabilirsiniz (Telefon, Elektrik, Su, Temizlik, Vitrin, vb...)

  • Giderleri metrekareye göre veya farklı hesaplama formüllerine göre lokasyonlara giderleri paylaştırabilirsiniz.

  • Aidatları girebilir, metre kare bazında mağazalara dağıtabilirsiniz.

  • Sabit giderler (aidat gibi) sisteme önceden tanımlanır ve ilgili dönemde ödeme planında otomatik olarak listeye aktarılır.

  • Sabit olmayan giderler fatura girildiğinde ister bir sonraki aya ait ödeme listesinde çıkarabilirsiniz, isterseniz ay içinde ikinci bir ödeme listesi hazırlayabilirsiniz.

  • Geleceğe yönelik bütçeler hazırlanabilir ve tahmini kiralar hesaplatılabilir.

Örnek Ekranlar

Örnek Ekranlar
Sözleşme Giriş Ekranı
Sözleşmede yer alan mağazalar/lokasyonlar

Bir mağaza/lokasyon için girilen sözleşme ekranı. Burada mağazanın metre kare bilgisi belirli bir tarihte değişmiştir. Sözleşmede sadece bu bölümde şu tarihten sonra mağaza (ların) metre kare bilgilerini girmek yeterlidir. Bu ay ortasına da denk gelebilir. Sistem hesaplama yaparken değişimin olduğu güne kadar eski verilerden o tarihten sonra ise yeni değerlerde hesaplama yapar ve o ayki toplamda mağaza başına düşen maliyet doğru bir şekilde alınabilir.
İlgili sözleşme kayıdında dönemsel veriler Burada parasal ve hukuki anlamda tüm bilgilerin girildiği yerdir. Yapılan ödemelerin fatura bazında girişlerin yapılması durumda da ödemesi eksik kalan ve/veya hatalı olanların takibi mümkün olacaktır.
Hukuki bilgilerin girildiği bölüm Sözleşmeye ait hukuki maddelerin özetinin girildiği bölümdür. Şartlar ve fesih açıklamaları gibi.
Mal sahiplerinin / Ödemelerin yapılacağı hesapların girildiği bölümdür Mal sahipleri daha doğrusu ödemenin yapılacağı firmaların ve onlara ait banka hesaplarının girildiği bölümdür. Burada ayrıca Kdv matrahı ile Kdv tutarının ayrılması mümkündür. Yani Kdv matrahı A hesabına, Kdv tutarı ise B hesabına ödenebilir. Ayrıca ödemenin yapılacağı firma sayısı birden fazla olması durumunda ise ödeme oranı girilerek paylaşım yapılabilir. Buradaki giriş seçenekleriyle olasılık örnekleri çoğaltılabilir. Mesela Kdv matrahı A firmasına, Kdv tutarını ise B firmasına ödenir gibi bir girişte olabilir.
Sözleşme Arama Ekranı
Sözleşme kayıtlarının detaylı araması Kira sözleşmelerinin detaylı aramasını yapabildiğiniz ekran. Aramada ihtiyaç duyulabilecek alanlar eklenmiştir. Arama sonucuna göre rapor da alınabilmektedir. Ayrıca liste excel'e de aktarabilir.
Gider Giriş Ekranı
Giderlerin bağlı olduğu mağaza/lokasyonlar Gider girişi ekranın ilk sekmesini görmekteyiz. Burada giderlerin bağlı olacağı mağazalar/lokasyonlar seçilmektedir. Sözleşme girişindeki mantık ile aynıdır. Yani tarih bazında geçmiş saklanabilmektedir ve bu değişim hesaplamalarda önem taşımaktadır.
Gider Türleri Tanımlama Ekranı
Gider türleri Gider türlerinin tanımlandığı ekrandır. Oluşturulan gider kayıdında (ilgili mağaza/lokasyon için) ödemesi yapılabilecek tüm gider türlerinin tanımlandığı yerdir.
Gider türlerinin dönemsel verileri Çeşitli gider türlerinin belirli tarih aralığında veya bitişi belli olmayacak şekilde girişlerin yapıldığı bölümdür. Ayrıca giderin periyodu, para birimi, tutarı, kullanılacak döviz türü (alış/satış gibi) ve giderin otomatik ödeme de olup olmadığı gibi detayların tutulduğu yerdir.
Gider Takip Ekranı
Giderlerin fatura girişleri Her bir gider türünün ilgili dönemdeki faturalar ile takibini gösteren ekrandır.
Gider Arama Ekranı
Gider arama ekranı Gider kayıtlarını detaylı araması hazırlanan ekrandır. Burada yapılan arama sonucu excel'e aktarılabilmektedir.
Emlak (Mağaza/Lokasyon) Girişi
Emlak girişi ve arama Mağaza yada lokasyon tanımlaması buradan yapılmaktadır. Mağaza açılış, metre kare ve adres bilgileri ve istenilen detaylar sistem tarafında tutulabilmektedir. Burada ayrıca ilgili kayıdın herhangi bir sözleşme ve giderde kullanılıp kullanılmadığı da kontrol edilebilir.
Mal Sahibi Girişi / Kiracı Girişi
Mal sahibi tanımlama ve arama ekranı Mal sahipleri/Kiracılar, firmalar olarak ta isimlendirebiliriz. Sözleşmelerde ve giderlerde kullanılacak hesaplar burada tanımlanır. Her bir mal sahibi için birden fazla hesap tanımlanabilmektedir. Unvan, resmi unvan, adres ve telefon bilgileri saklanabilmektedir.
Hesaplamalar
Ödeme raporları alınmadan önce burada istenilen dönem için hesaplama yapılmalıdır. Böyle bir sistemin geliştirilmesinin nedeni, raporların daha hızlı ve her zaman doğru sonuç vermesini sağlamaktır. Hesaplama işlemi ayrıca dikkate alınan her kayıdı da kilitlemektedir. Dolayısıyla hesaplama sonucu elde edilen veriler değiştirilemediğinden sözleşmeler ile raporlar her zaman tutarlı kalmaktadır. Özel durumlarda hesaplamalar geri alınabilmektedir. Bu işlem özel yetkiye bağlıdır. Gelecek dönemler için de hesaplama yapılabilinir. Bütçe ve tahmini kurlar sisteme aktarıldığı taktirde hazırlanan bazı raporlar ile gelecek dönemlerde tahmini kira ödemeleri çıkarılabilir.
Hesaplamanın yapıldığı ekran Hesaplama ekranının genel görünümü. İki tür hesaplama işlemi vardır. İlki gerçek verilerden yola çıkarak ödeme raporları için hesaplama yapmaktadır. İkinci ise gelecek dönemler için tahmini değerlerden hesaplama yapmaktadır. Hesaplama esnasında olası veri eksikleri de ayrıca kullanıcıya iletilir ve gerekirse işlem iptal edilebilinir.
Aktarımlar
Bütçe ve Tahmini Kur değerlerinin aktarımı Gelecek dönemlerin tahmini giderlerini hesaplayabilmek için mağaza ciroların öngörülerinin ve yine bu dönemlere ilişkin kurların aktarımı yapılabilinir. Bunların aktarımları excel'de yüklenebildiği gibi, belirlenecek bir metin dosya formatından da alınabilmektedir. Sisteme veri yüklemenin dışında sistemden de veri alınabilir. Bankalara ödeme emri vermek için belirlenen bir formatta dosya oluşturulabilinir. Bu sayede ödemeler eksiksiz ve doğru olarak tamamen elektronik ortamda yapılabilir.
Banka ödeme emri oluşturma Banka ödeme emri talimatı oluşturma ekranı. Bu talimat excel'de ve ayrıca istenen bir XML veya benzeri yapıda oluşturulabilir.
Raporlar Listeler
Bütçe değerlerinin izlenebildiği ekran Mağaza bütçelerinin listelendiği ekran.
Merkez bankası ve Tahmini Kur bilgileri Merkez bankasından otomatik olarak aktarılan kurlar ve tahmini kurların listelendiği ekrandır.
Sözleşme bazında ödeme raporu Sözleşme bazında ödeme raporu. Her bir sütuna göre sıralama ve süzme yapma imkanı vardır.
Hesap bazında ödeme raporu Hesap bazında ve ayrıca her bir para birimi ve firmaya göre ayrı bir sayfa oluşturulmaktadır. Böylelikle de excel'e aktarılması durumunda bankalar ile mutabakat yapılırken kolaylık sağlamaktadır.
Fatura Takip Raporu Girilen faturaların hesaplanan değerlerle tutarlığı kontrol edilmek üzer hazırlanan rapor.
Bütçe raporu Bütçe değerleri ile hesaplama sonucunda gelecek dönemlerde tahmini giderler görülebilir.
Ayarlar
Sistemin aslında iki yardımcı yazılımı daha var. Bunlardan biri merkez bankasından kurların düzenli olarak aktaran yazılım, diğer ise belirli şartların oluşması durumunda belirli kullanıcılara eposta gönderen yazılımdır. Bu iki yazılım da ana sunucuda çalışmak üzere tasarlanmıştır. Eposta gönderimi sağlayan yazılımımızın adı gizContractManagementAgent 'tır. Bu yazılımın ayarı aşağıda görünen ekrandan yapılmaktadır. Hangi şartta kimlere ne şekilde eposta veya ekrana uyarı gitmesi gerektiği belirtilebilir.
Genel Ayarlar Uyarı sisteminin ayarlarının yapıldığı ekrandır.
Parametre tanımlama Program içerisinde yer alan parametrik alanların güncellendiği ekrandır.
Kullanıcı Yetkileri Kullanıcı yetkilerinin belirlendiği ekrandır.